Compartir documentos PDF: Métodos fáciles y seguros para enviar y colaborar
La llegada de las nuevas tecnologías e Internet ha permitido que la forma en la que interactuamos, nos comunicamos e incluso trabajamos varíe de forma radical. Ahora podemos enviar cualquier documento en cuestión de segundos a nuestro asesor desde otro continente, puede leerlo al instante e incluso podemos editarlo de forma conjunta. Un claro ejemplo lo tenemos a la hora de compartir PDF, donde cada vez es más sencillo y cómodo.
El documento PDF se ha convertido en uno de los principales recursos a la hora de comunicarnos y enviar información online, ya que se trata de un fichero altamente compatible, de calidad y fácilmente personalizable gracias a la posibilidad que nos brinda a la hora de editar PDF o ajustarlo a nuestras necesidades. Hoy nos adentraremos en el intercambio de estos archivos y qué métodos son los más comunes.
Introducción a la compartición de documentos PDF
Compartir en PDF es una actividad que no solo se produce a nivel personal y puntual, sino que hablamos de una acción común y habitual en el plano empresarial. Son tantas las ventajas y facilidades que nos brinda el documento en PDF, que muchos empleados recurren a él para comunicarse entre departamentos, obtener autorizaciones e incluso la propia firma de sus clientes.
Poder acceder a la información en tiempo real se ha convertido en un requisito imprescindible para cualquier empresa que desee ser competitiva, por lo que compartir PDF online es un concepto que debemos comenzar a aplicar en nuestra rutina si lo que buscamos es inmediatez y seguridad en la información que gestionamos. El intercambio es un factor que permite que podamos acceder al contenido del fichero en tiempo real.
Correo electrónico como método principal del compartición
Hasta hace relativamente poco, el mero hecho de compartir un documento ni se planteaba. Ahora, compartir y trabajar de forma colaborativa entre varios empleados es casi un requisito y necesidad en muchos de los puestos de trabajo de las empresas. El correo electrónico ha sido el principal y único medio por el que se lograba compartir PDF en línea entre dos o más personas, hasta hace poco.
Ahora existen más vías y formas para acceder a un PDF compartido, pudiendo emplear cada opción según mejor convenga a ambas partes. Por ejemplo, existen herramientas colaborativas como Google Drive donde cualquier persona que reciba el enlace correspondiente de compartición podrá acceder, visualizar e incluso editar la información según convenga.
Plataformas de almacenamiento en la nube para compartir PDFs
Dentro de la gran oferta de herramientas colaborativas y de intercambio que existen en Internet, existe una serie de referencias especializadas en archivos como el PDF. Con estas opciones podremos compartir de Word a PDF, entre muchas otras extensiones más. Se trata de programas como SmallPDF, una herramienta sencilla y muy intuitiva donde solo tendremos que cargar el PDF en cuestión y proceder a compartirlo con quién queramos.
No hay misterios a la hora de aprender cómo compartir PDF online gratis, pues son tantas las propuestas y recursos que no tendremos problema en encontrar aquél que mejor se adapte a nuestras necesidades. Otra de las firmas más reconocidas es FlipSnack, una herramienta de compartición repleta de posibilidades que merece la pena tener en cuenta.
Compartir documentos PDF a través de plataformas de colaboración
Dejando a un lado la simple acción sobre como compartir PDF por link o correo electrónico, nos encontramos con la posibilidad de gestionar, interactuar y editar de forma unificada gracias a las plataformas colaborativas. Estos sistemas almacenan la información en la nube y permiten que podamos trabajar de forma conjunta con el resto de contactos, independientemente de la ubicación de cada uno.
Hablamos de espacios de trabajo como Google Docs o Microsoft 365, herramientas colaborativas que contienen todas las utilidades y opciones que necesitamos de cara a trabajar de forma remota y conjunta. Cualquiera de estas plataformas permite que podamos compartir PDF en línea mientras lo editamos, comentamos e incluso grabamos con un vídeo en streaming para nuestros invitados.
Enlaces compartibles vs archivos adjuntos: Cuándo usar cada método
A la hora de determinar qué opción para compartir PDF online es la más adecuada, enfocarnos únicamente en el correo electrónico puede limitarnos en cuanto a movilidad y accesibilidad de nuestros contactos. Por otra parte, ofrecerles un link de acceso cuando sabemos que no están disponibles ni pueden editarlo podría provocar también problemas.
Aunque ambas opciones son factibles, ya que todos tenemos acceso a Internet y contamos con una bandeja de correo electrónico, según el momento y situación tendremos que determinar la mejor opción. Para casos en los que no existe trabajo colaborativo y solo vamos a comunicar la información, compartir PDF por e-mail sigue siendo favorito. Si necesitamos de una participación activa, el link es fundamental.
